Fiabilité et organisation : budget informatique

Cet article vise à vous donner des pistes d’actions pour garder une infrastructure fiable, même en période de réduction du budget informatique.

Plusieurs formes de restrictions :

  • Tout d’abord, cela peut constituer une réduction de l’équipe: vos ressources humaines diminuent contrairement à votre périmètre à traiter qui reste identique.
  • Ensuite, cela peut concerner une augmentation du périmètre: avec des ressources en personnel inchangées (un projet de migration, l’augmentation des personnes à distance, un projet d’augmentation des serveurs, …)
  • Faire plus avec moins: enfin, parfois les restrictions peuvent représenter par un périmètre augmentant et le personnel diminuant

Face à ces différents contextes, votre périmètre augmentant ou pas, la quantité de travail s’alourdit sur le personnel informatique. Face à cela, il est important de travailler sur les problématiques budgétaires, sur la composition du budget.

La composition du budget informatique

Le budget de l’infrastructure est composé de deux parties : le BUILD et le RUN.

  • Le BUILD repose sur vos projets futurs (dans un mois comme dans un an). C’est la partie fonctionnelle et développement qui est souvent plus importante que l’infrastructure : prévoir une nouvelle architecture de virtualisation, un nouveau système de liens entre sites distants, des migrations. C’est ce que l’on fabrique pour les utilisateurs (run).
  • Le RUN est le fonctionnement du quotidien. L’infrastructure est donc plus grande que le développement (peut consister à être le support pour une nouvelle application par exemple).

 Ce schéma ci-dessous synthétise ces différents éléments :

Budget informatique : schéma

Ici, on cherche à savoir comment maîtriser la partie infrastructure. Celle-ci est composée de :

  • les composantes humaines (ressources humaines avec salaires, prestations externes, …),
  • la partie matérielle (achat de machines, maintenance des serveurs, localisation de liens réseaux, …)
  • et la partie logicielle (licences, maintenance support, …)

Vous devez donc prendre le temps d’identifier toutes ces parties.

La méthode itérative d’amélioration, pour assurer fiabilité et répondre aux exigences utilisateurs

La méthode itérative d’amélioration, similaire à la méthode PDCA (Plan, Do, Check, Act) en sécurité, consiste à créer des périodes pendant lesquelles vous planifiez, effectuez, contrôlez et corrigez. L’idée est d’avoir une méthode circulaire indéfinie.

Concernant la période, nous vous recommandons de fonctionner par trimestre.

Au début du trimestre :

  1. Constats de départ
  2. Définition des objectifs
  3. Définition d’un plan d’action
  4. Vous avez 3 mois pour les mettre en œuvre

A la fin du trimestre :

  1. Faire un contrôle pour savoir si les objectifs sont atteints

Et ainsi de suite

  1. Basé sur Corrium, nous vous recommandons, comme dans notre produit, de faire un quick check (suivi du plan d’action) chaque mois. Il permet de connaître l’ajustement et donc de corriger si besoin.

D’autres solutions pour conserver faire face aux restrictions de budget informatique

Piloter ses équipes avec des objectifs et des indicateurs

Afin à une réduction de budget informatique et une quantité de travail plus importante, il est important de guider ses équipes. Ainsi, elles sauront ce que vous attendez d’eux. Leur donner des objectifs avec des indicateurs concrets permettra de leur faciliter le travail, et à vous, de suivre les actions.

Par exemple, si la direction décide de réduire de 10% le nombre de serveurs, l’indicateur à suivre sera tout simplement le nombre de serveurs aujourd’hui et celui dans un an. Pour atteindre cet objectif, vous pouvez décider de diminuer cet indicateur de 5% sur le premier trimestre, puis 5% supplémentaire pour le deuxième.

Il est important de valoriser le travail de vos équipes techniques : comme elles ont beaucoup de travail, il est important de les encourager pour garder la motivation. Vous devez aussi valoriser leur travail auprès de la direction avec des éléments factuels/des indicateurs pour avoir conscience du travail. On pourrait appeler cela : valoriser le travail de l’ombre et sa qualité.

Les bons éléments pour argumenter son budget informatique

Si vous souhaitez soutenir un budget, il est très important de l’argumenter. Pour cela, vous devez aborder des éléments factuels qui vont permettre à votre dirigeant de décider. Soyez synthétique, précis et proposer des solutions. Analysez les services vitaux pour les métiers et faites une analyse de risques.

De plus, vous pouvez utiliser un outil de benchmarketing pour diagnostiquer votre DSI en la comparant à une entreprise égale en termes de périmètre (nombre de serveurs, collaborateurs, …) ou en termes de CA pour appuyer votre besoin.

Améliorer la partie matérielle

Plutôt que de changer vos matériels, vous pouvez certainement upgrader vos machines. Pour les PCs, vous pouvez jouer sur la RAM, le SSD ou encore la Carte graphique. Ainsi, vous pourriez gagner 12 voire 18 mois. Cela permet d’étaler vos dépenses. D’un point de vue écologique, vous retardez la production d’une nouvelle machine. De plus, vous n’avez pas de coût de migration ni besoin de réinstaller la machine.

N’hésitez pas non plus à faire tourner vos machines de bureau : les PCs des développeurs peuvent faire de très bonnes machines pour des utilisateurs qui font du Word/Excel.

Décommisionnez les serveurs inutiles, va vous permettre de gagner de l’espace disque, la réutilisation pour des bases de données. Entreprendre ce projet est un coût au départ : identifier les machines, planifier, mettre en œuvre mais économique face à l’achat de nouvelles machines.

Pour conclure, afin d’optimiser votre budget informatique, voici les principaux axes à prendre en compte :

BUILD RUN
Identifier les projets prioritaires pour les métiers : Automatiser pour gagner du temps, se concentrer sur les services essentiels, améliorer (pas uniquement le run)
Upgrader les machines pour gagner 18 mois Désinstaller les équipements inutiles
Etudier les solutions Open Source (attention : le logiciel est gratuit, la maintenance et les compétences nécessaires ne le sont pas forcément non plus) Optimiser les licences

 

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